Wie bewahren Sie Ihr elektronischen Kontoauszüge auf?

Geschrieben am von Steuerberatung Jürgen Draffz

Es ist ein ewiges und leidiges Thema: Wie sind Dokumente im Zeitalter elektronischer Datenverarbeitung aufzubewahren? In diesem Fall geht es um elektronische Kontoauszüge. Sie denken, ein Ausdruck reicht, weil er praktisch fälschungssicher ist? Weit gefehlt, das Bayerische Landesamt für Steuern sieht das ganz anders.

Im Zeitalter des Onlinebankings erhalten Bankkunden ihre Kontodaten häufig nicht mehr in Form von Papierkontoauszügen, sondern nur noch in elektronischer Form, beispielsweise als Bilddatei (z.B. im TIF- oder PDF-Format) oder als maschinell auswertbare Datei (z.B. im CSV-Format).

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat mit Verfügung vom 19.05.2014 erklärt, dass die elektronisch übermittelten Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen. Demnach genügt es nicht, wenn der Steuerpflichtige (mit Gewinneinkünften) diese ausdruckt und anschließend die digitale Ausgangsdatei löscht. Nach der Weisung ist der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt bloß dessen Kopie dar. Weiter ist zu beachten:

  • Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
  • Bei der Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind.
  • Alternativ zu den dargestellten Aufbewahrungserfordernissen können die Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorgehalten werden (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit).

Hinweis: Die dargestellten Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge gelten in der Regel nicht für Privatkunden, also für Steuerpflichtige, die nicht den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach §§ 145 ff. der Abgabenordnung unterliegen. Eine Ausnahme gilt aber für Privatkunden mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 EUR pro Jahr.